miércoles, 16 de julio de 2008

Procedimiento de auditoria

Se definen como los actos consecutivos y coordinados que se realizan en el curso del trabajo de una auditoría o estudio especial de auditoría.

La finalidad de los procedimientos de auditoría es ser el medio o instrumento para obtener evidencia comprobatoria, suficiente y adecuada de:

  • Que las transacciones fueron debidamente analizadas, autorizadas y registradas.
  • La precisión aritmética en los registros.
  • Que el trabajo de resumir cuentas y de preparar estados financieros fue preciso y con atención a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
  • Si el uso de los recursos humanos, financieros y materiales fue eficiente, económico y eficaz en el logro de los objetivos y metas.
  • El cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
  • Cualquier otro hecho o aspecto importante sujeto a la función de auditoría.

Evidencias

Son el conjunto de elementos que prueban la existencia de un hecho o situación determinada obtenidos por medio de la inspección, observación, investigación, indagación y confirmación, que permiten sustentar las observaciones y recomendaciones reflejadas en el informe de auditoría.

El auditor debe consignar en sus papeles de trabajo la evidencia obtenida mediante la aplicación de los procedimientos de auditoría, la cual debe ser suficiente, adecuada y pertinente para sustentar en forma amplia y segura sus comentarios, conclusiones y recomendaciones.

El material de prueba que se obtenga debe reunir dos características fundamentales:

  1. La evidencia debe ser suficiente y adecuada, es decir, bastante en cantidad y convincente para que una persona con un criterio discreto pueda alcanzar similares conclusiones que el auditor.
  2. La evidencia debe ser pertinente, es decir relevante a los hechos y otra información afín, obtenida en la auditoría o estudio especial de auditoría, también debe ser válida y consistente.
  3. Cuando la evidencia se obtiene a través de fuentes externas a la organización auditada, ésta proporciona mayor confianza que cuando proviene únicamente de la organización.
  4. Cuando la información que respalda la gestión se prepara en condiciones satisfactoria de control interno, hay mayor confiabilidad que cuando se reúne en condiciones deficientes de control interno.
  5. El conocimiento personal directo que el auditor obtiene, la aplicación de técnicas como examen físico, la observación, el cálculo y la inspección son más confiables que la información que se obtiene en forma indirecta.

martes, 15 de julio de 2008

Formas de estudiar el control interno. Métodos

Clasificación de los controles

Principios y Tipos de control interno

Principios del control interno:

  • Igualdad
  • Moralidad
  • Eficiencia
  • Economía
  • Celeridad
  • Imparcialidad
  • Publicidad
  • Valoración de costos ambientales

Tipos de control interno:

Elementos del sistema de control interno



Características del sistema de control interno

  • Está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, de verificación, información y operacionales de la respectiva organización.
  • Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el SCI, que debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las características y la misión de la organización.
  • La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del SCI de la organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las recomendaciones para mejorarlo.
  • El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.
  • Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
  • Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de conciliaciones estén debidamente separadas.
  • Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la organización.
  • No mide desviaciones, permite determinarlas.
  • Su ausencia es una de las causas de desviaciones.
  • La auditoría interna es una medida de control y un elemento del SCI.

Alta Gerencia en la Red

Top Management

EL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA EN UNA ENCRUCIJADA; SE AVECINA LA HORA DE TOMAR DECISIONES

Por: Jesús González Arellano* 13-07-2008

Los departamentos de Auditoría Interna (AI) en las empresas más importantes del mundo se están enfrentando a un momento decisivo en lo que a su existencia se refiere. Después de 3 o 4 años de estar trabajando en asuntos relacionados con la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), y de recibir apoyo financiero para poder hacerlo, todo parece indicar que muchos equipos de AI no han logrado mezclar correctamente las habilidades básicas y especializadas de AI que ahora precisan. Esta situación se da en un momento inoportuno pues muchos equipos de administración están buscando formas de reducir los presupuestos de AI que aumentaron significativamente durante los últimos años de actividad SOX.

Es probable que el camino a seguir sea el aumento de acuerdos de colaboración con terceros (co-sourcing) a fin de llenar el vacío que queda actualmente en lo que a habilidades se refiere; sin embargo, es un hecho que las decisiones presupuestarias que se tomen ahora pueden afectar de manera importante la conformación del área de AI en los siguientes años.

Estamos en un momento crucial. Después de ver cómo durante varios años se estuvo inyectando dinero al área de Auditoría Interna debido a los requerimientos de SOX, es lógico que ahora las empresas estén viendo formas de recortar dicho presupuesto. A este respecto, el área de Auditoría Interna posiblemente se ha visto en la necesidad de tener una relación demasiado cercana a SOX. Sus atribuciones abarcan mucho más que SOX pero dado que esta última ha dominado por completo las prioridades de las empresas a últimas fechas, los equipos de AI se han ido integrando sobre dicha base. Ahora que SOX se ha estabilizado, muchos equipos de AI se han visto expuestos, dejando ver que no cuentan con las habilidades necesarias para hacer frente al nuevo raudal de riesgos de negocio contemporáneos.

Como muestra de lo anterior, basta observar la forma en que las compañías más avanzadas están incrementando el uso de acuerdos de colaboración con terceros (co-sourcing) a fin de llenar los vacíos que obviamente han surgido en lo que a habilidades se refiere. Vivimos en tiempos en los que se debe invertir más, o por lo menos, invertir de forma más inteligente; no es el tiempo para dejar de hacerlo. Muchos equipos de administración optarán por la ruta fácil de reducción de costos, especialmente por el entorno económico cada vez más desafiante que se vive en la actualidad. En estos días cruciales, en los que los riesgos de negocio abundan como nunca antes, esta estrategia resulta peligrosa. Si se hacen recortes en el presupuesto, entonces las compañías deberán enfrentarse al desafío de pagar menos y obtener más por su dinero. Es aquí donde los acuerdos de colaboración con terceros (co-sourcing) bien realizados verdaderamente se lucen, pero encontrar el equilibrio perfecto puede resultar complicado.

Cualquier dinero ahorrado debería reinvertirse en más recursos y no dejarlo guardado en el banco. La necesidad de recursos especializados, requeridos por los miles de nuevos riesgos de nicho que han surgido en los últimos años, indica que al parecer, los días del modelo exclusivamente interno de AI están contados. Cualquier función de AI que intentara abarcar todas las habilidades que se requieren para manejar las complejas áreas de riesgo utilizando su propia base de empleados, fácilmente se convertiría en un monstruo extremadamente inflado y no sería eficiente en relación al costo. O en su caso, dichas áreas de AI (sin una estructura ideal y de nivel), se volverán áreas meramente transaccionales que tampoco generarán un retorno, pero peor aún, no identificarán riesgos reales que pueden resultar en un impacto altamente negativo para la organización.

Al mismo tiempo, cada vez más compañías esperan que sus equipos de AI tengan un mejor rendimiento en lo que se refiere a creación de valor de su actividad con base en el riesgo y control, y no únicamente en la preservación de valor. De este modo, la presión está aumentando por todas partes en el sentido de que haya un mejor rendimiento, a la vez que se paga menos y se llega a un acuerdo respecto a los vacíos de habilidades en el sistema organizacional actual. Esto explica el por qué un mayor uso de acuerdos de colaboración con terceros (co-sourcing) parece ser la opción a seguir.

Finalmente, el tener la capacidad de hacer frente a los riesgos de negocio exige que se invierta de forma significativa en recursos con habilidades, métodos, capacitación, carreras e infraestructura técnica. Los Comités de Auditoría buscan que AI les ayude a expandir su supervisión de los riesgos organizacionales, gobierno corporativo, informes financieros y marcos de control. Para mantener dicha capacidad se requiere un nivel continuo de inversión tanto en periodos económicos buenos como en aquellos que supongan un desafío. Al ser una operación de negocio crucial y una función que muchos ven como un centro de costos, Auditoría Interna parece ser un candidato perfecto para un abastecimiento de servicios (sourcing) estratégico.

Sin lugar a duda, el área de AI se encuentra en una encrucijada en lo que a su evolución se refiere. Espero que la reducción de trabajo relacionado con SOX no se utilice como una simple justificación para recortar los gastos sin antes pensar en todas las ramificaciones implicadas con la habilidad que tiene un negocio para evaluar, vigilar y revisar de manera independiente los controles que se relacionan con los miles de riesgos que enfrenta. Este es el tiempo de robustecer con una mayor capacidad sofisticada el área en cuestión y no de desmantelarla.

Jesús González Arellano es Socio de la Práctica de Asesoría en Riesgo de KPMG en México.
Fecha de consulta: 12/07/2008
Hora: 10:20 PM

Objetivos del control interno

  • Proteger los recursos de la organización.
  • Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la organización.
  • Velar porque todas las actividades y recursos de la organización están dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos.
  • Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la organización.
  • Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldan la gestión.
  • Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el logro de los objetivos planificados.

Control Interno

Es el conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una organización, son el fin de asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la organización se desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y objetivos previstos.

Se expresa a través de políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación de técnica de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Diferencias entre auditoría interna y externa

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

  • En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
  • En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
  • La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

1) De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
2) De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
3) De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
4) De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
5) De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
6) De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
7) De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
8) De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Tipos de auditoria

Auditoría Financiera: Consiste en una revisión exploratoria y critica de los controles subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa realizada por un contador público, cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección de los estados financieros de la empresa.

Auditoría interna: La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede separarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

Auditoría Externa: Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocida. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.

Auditoria de operaciones: Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal no especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración, que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse. A continuación se dan algunos ejemplos de la autoridad de operaciones:

También es llamada auditoria administrativa y se define como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

“Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoría se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior. Otras definiciones de auditoría administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

Finalidad de la auditoria

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

· Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
· Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
· Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
· Descubrir errores y fraudes.
· Prevenir los errores y fraudes
· Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
· Exámenes de aspectos fiscales y legales
· Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)
· Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
· Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.

Objetivos de la auditoria

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

Dentro de sus objetivos específicos se encuentra:

a) Emitir opinión.
b) Determinar la razonabilidad de los estados financieros una información suplementaria con la finalidad de emitir una opinión profesional.
c) Evaluación de los controles internos con la finalidad de implantar un avance de procedimientos de auditoría, así como formular remuneraciones para las respectivas correcciones a tiempo (oportuno).
d) Evaluación de los objetivos de las metas trazadas.
e) Comprobación del funcionamiento de la Administración.
f) El control interno, de la evaluación de las metas trazadas por organismos públicos.
g) Determinar el grado de confiabilidad de los estados financieros.
h) Determinar las irregularidades en el manejo de los recursos humanos
i) Evaluación de la gestión empresarial, el cumplimiento de las medidas de austeridad.
j) Evaluación contable y presupuestal si muestra confiabilidad.
k) Efectuar un seguimiento con las recomendaciones dadas.

Generalidades de la Auditoria

Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.

Es el examen objetivo de la finalidad de expresar una opinión profesional sobre la confiabilidad de los estudios financieros si estos presentan razonablemente la situación financiera de una empresa, así como los resultados de sus operaciones del periodo examinado.